PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Penyusunan
panduan audit intern hendaknya mencakup segala petunjuk atau pedoman mulai dari
Audit policy; pembuatan rencana audit, penyusunan tim, pelaksanaan audit di
lapangan, teknis audit, menguji dan mengemas temuan, menyusun laporan dan
sebagainya.
Akan
tetapi dalam pembahasan kali ini, kami pemakalah lebih memfokuskan pada
pembahasan Administrasi serta Dokumentasi Audit, WP, Penyusunan laporan Audit,
Standar Pelaporan dan Tindak Lanjut Hasil Audit.
Penting
juga panduan pemberkasan dokumen audit, serta pencatatan tindak lanjut laporan
audit, pemberkasan kasus serta penyusunan arsip laporan audit. Penyusunan
rencana audit dilakukan oleh Satuan Kerja dalam SKAI yang ditugaskan untuk itu.
Rencana disusun dengan berpedoman kepada Audit Policy yang di tetapkan oleh
kepala SKAI.
RUMUSAN MASALAH
Bagaimana
Pedoman Audit internal yang ada di perbankan sebagai mana yang teah ditetapkan oleh SKAI ?
TUJUAN
Mendeskripsikan
bentuk pedoman yang telah ditetapkan oleh
SKAI dalam melakuakn Audit Internal Bank.
PEMBAHASAN
ADMINISTRASI SERTA DOKUMENTASI
TEMUAN AUDIT, WORKING PAPER SERTA BUKTI AUDIT
SKAI
harus mendokumentasikan dan mengadministrasikan bukti bukti dokumen audit sejak
tahap perencanaan, persiapan, pelaksanaan, analisis, evaluasi, dan pelaporan hasil
audit. Produk yang didokumentasikan dan diadministrasikan adalah semua berkas
kertas kerja (working papers) audit, selanjutnya disingkat WP termasuk surat
menyurat dan Hasil Laporan Audit.
Dokumentasi
ini penting, disamping sebagai sarana pendukung hasil audit, sering
permasalahan berkembang dibelakang hari yang kadang kadang perlu dilihat
kembali permasalahan pokoknya dengan menggalinya kembali dari WP atau Kertas
Kerja Audit yang bersangkutan.
TEMUAN AUDIT
Data
tentang temuan audit bisa tercatat dalam working papers, serta bukti audit
lainnya. Namun temuan yang berserakan tersebut belum mempunyai nilai informasi
kalau belum disusun menjadi “Audit Notes” atau temuan audit. Audit notes
tersebut harus diikhtisarkan menurut penggolongan atau perbagian sehingga
memudahkan penyajiannya menjadi laporan yang runtun. Temuan yang berisikan
aspek bertambahnya resiko bank, kelemahan dan penyimpangan dalam pelaksanaan
serta pemborosan/inefisiensi dalam pelaksanaan, sekurang kurangnya harus
mengungkapkan hal hal sebagai berikut:
Fakta
atau keadaan yang sebenarnya terjadi
a. Adanya
area yang beresiko tinggi dengan penjelasan apa yang menjadi penyebabnya
(Orang, Sistem,/Proses atau sebab dari luar). Atau adanya resiko baru dalam
kegiatan bank yang belum diidentifikasi atau diperhitungkan.
b. Adanya
penyimpangan dari ketentuan dan peraturan yang berlaku yang membahayakan atau
dapat merugikan bank
c. Adanya
inefisiensi dalam pelaksanaan yang juga berujung pada kerugian bank
Keadaan
yang seharusnya terjadi
a. Resiko
harus dalam batas yang sudah disepakatidan dalam batas limit tertentu yang
diizinkan.
b. Pelaksanaan
yang menyimpang dari ketentuan/ peraturan yang berlaku harus diproses secara
khusus dengan persetujuan Pejabat yang berkompeten (umumnya Direksi Bank)
c. Inefisiensi
terlihat dari penyimpangan terhadap standar, budget, patokan atau target yang
sudah ditetapkan.
Penyebab
terjadinya penyimpangan
a. Resiko
kredit terjadi karena “counter party wanprestasi”
b. Resiko
operasional terjadi kerena kelemahan proses, system, orang atau sebab dari
luar.
c. Resiko
pasar terjadi karena perubahan suku bunga dan nilai tukar yang berlawanan
dengan posisi bank sehingga mengandung potensi kerugian
d. Penyimpangan
dari ketentuan/peraturan yang berlaku dapat disebabkan:
-
Adanya fraud.
-
Pejabat/petugas
tidak mengetahui peraturan/ketentuan.
-
Adanya tekanan.
-
Adanya motivasi
lain selain hal diatas.
e. Inefisiensi
dapat terjadi karena pelaksanaan tanpa memperhatikan target limit, budget dan
standar yang telah ditetapkan atau terjadi karena pelaksanaan tanpa
memperhatikan efisiensi waktu, tenaga dan dana yang dikeluarkan, sifat boros
dan tidak mengikuti kaidah kaidah pelaksanaan pekerjaan yang berlaku.
Dampak
dari terjadinya penyimpangan
a. Menibulkan
potential risk bagi bank
b. Penyimpangan
dari ketentuan/peraturan yang berlaku dapat menimbukan potensi reputation risk
bagi bank
c. Inefisiensi
mencerminkan manajemen tidak bekerja secara terencana atau tanpa target.
Langkah
perbaikan yang telah dan akan dilakukan oleh auditee dan Satuan Kerja yang
berkepentingan.
a. Hal-hal
yang menjadi kompetensi auditee, harus segera diperbaiki dan hal hal yang
menjadi kompetensi Satuan Kerja lain yang kompeten (umpamanya Kantor Pusat)
disampaikan kepada yang berkepentingan untuk pelaksanaan perbaikan. Perbaikan
yang perlu dilakukan dalam identifikasi risiko, perhitungan risiko, monitoring
dan mitigasi risiko harus dilaporkan kepada Satuan Kerja Manajemen Risiko dan
Risk Taking Unit yang berkepentingan untuk tindakan yang diperlukan.
b. Penyimpangan
yang sudah jelas ketentuannya harus diperbaiki oleh auditee, Namun menyangkut
kelernahan ketentuan/ peraturan yang memungkinkan disalah tafsirkan harus
diteruskan kepada Risk Taking Unit di Kantor Pusat atau otoritas yang
bersangkutan untuk mengkaji ulang (review) ketentuan dan peraturan yang berkenaan.
c. Langkah
perbaikan terhadap inefisiensi harus dilakukan oleh auditee, dan apabila
kesalahan terletak pada perencanaan, target, standar atau budget maka
dikembalikan kepada otoritas yang mengaturnya untuk penyesuaian. Rekomendasi
auditor intern.
Rekomendasi
audit intern
Rekomendasi
auditor intern harus applicable dan disesuaikan dengan kewenangan yang sudah
ditetapkan. Rekomendasi dapat pula berupa risiko yang belum diidentifikasi
(risiko baru), rekomendasi untuk mitigasi risiko dart hal hal lain sesuai
masalah yang ditemukan
WORKING PAPERS
SKAI
harus men-dokumentasikan working papers (WP) dengan lengkap dan jelas, WP dapat
berupa kertas, disket, pita magnetik, film atau media lainnya. Semua WP
dikompilasi dengan memperhatikan fungsi, penyusunan dan penyimpanannya. WP
dapat digolongkan sebagai alat bukti yang terkait dengan pemeriksaan,
penyidikan bahkan penyelidikan sehingga minimal jangka waktu penyimpanannya
selama 10 tahun (WP audit rutin) dengan pengecualian WP untuk kasus yang
mengandung unsur ”crime" harus disimpan selama minimal 30 tahun
Fungsi
WP
WP
adalah pendukung Laporan Audit, iuga sebagai sarana dalam membantu proses
perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan (supervisi) hasil audit. Berdasarkan WP
dapat diperoleh gambaran apakah tujuan audit telah tercapai sesuai dengan yang
direncanakan, membantu pihak lain yang berkepentingan dalam memeriksa hasil
audit dan menilai kemampuan dan kualitas SKAI dalam melaksanakan fungsi dan
tugasnya. WP juga merupakan sarana bagi Supervisor Audit untuk menilai
kecukupan penelitian atau pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor, serta
kesesuaian teknik audit yang dilakukan dengan tujuan yang hendak dicapai.
Melalui pemeriksaan WP dari auditor, supervisor audit menilai pekerjaan auditor
dan sekaligus memberikan bimbingan terhadap auditor yang bersangkutan
Penyusunan
dan Dokumentasi WP
a. Rapi
Dokumentasi
WP harus rapi sehingga memudahkan penggunaannya. WP harus iengkap, jelas dan
mudah dimengerti sehingga memudahkan bagi pihak lain yang memerlukan informasi
dari WP tersebut. WP memberikan gambaran prosedur audit atau teknik audit yang
dilakukan auditor yang ditunjukkan dengan menggunakan tick mark. Karena WP
adalah sarana yang mendukung pertanggung-jawaban dari pemeriksa dan supervisor
audit maka harus diparaf oleh auditor dan supervisor audit yang bersangkutan.
b. Sistematis
Dokumentasi
WP harus disusun secara sistimatis berdasarkan kronologis kejadiannya. Karena
itu WP harus diberi index dan cross index yang dapat menggunakan alphabet (A to
Z) atau Numerical (I; II dst-nya atau 1, 2, 3 dst-nya) atau kombinasi (I A, II
A; II B dst-nya). Bundel/ file/ map dari WP harus diberi judul dan daftar isi
sesuai indeksnya untuk memudahkan mencarinya. Apabila di susun dalam
”Snelhechter", harus dilipat sedemikian rupa, sama lebamya sehingga dapat
dengan mudah dikembangkan halaman demi halaman
c. Penyimpanan
WP
WP
adalah arsip milik bank. Sehingga harus diperhatikan peraturan yang berlaku
pada bank yang bersangkutan, yaitu peraturan tentang penyimpanan, keamanan dan
kerahasiaannya. Berikut ini hal-hal khusus yang harus diperhatikan dalam
melaksanakan penyimpanan arsip WP:
-
Izin penggunaan
WP Pengambilan, peminjaman oleh pihak diluar SKAI dalam bank atau oleh auditor extern
harus dengan seizin kepala SKAI dengan memperhatikan ketentuan ”Rahasia
Bank"
-
Pengawasan WP WP
harus berada dalam pengawasan SKAI dan hanya boleh dibaca dan di pinjam oleh
yang berwenang
-
Penyimpanan WP
Penyimpanan harus dengan pemisahan yang jelas menjadi Arsip Kini (Current File)
dan Arsip Permanen (Permanent File). Arsip Kini dan Arsip Permanen harus
disimpan terpisah namun harus dibuatkan cross reference yang jelas, sehingga
hal hal yang kurang jelas dari Arsip Kini dapat dilihat rujukannya pada Arsip
Permanen
PENYUSUNAN LAPORAN AUDIT
Kegiatan
audit yang telah selesai dilaksanakan harus dituangkan ke dalam Laporan Audit.
Laporan Audit harus memenuhi Standar Pelaporan, memuat kelengkapan materi, dan
melalui proses penyusunan yang baik
STANDAR PELAPORAN
Dalam
Standar Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank (SPFAIB), Bank Indonesia
menetapkan standar mengenai pelaporan yang termuat dalam Bab VI khususnya butir
5 SPFAIB. Pengelompokkan dalam buku ini sedikit berbeda dari butir 5 tersebut
namun tidak mengurangi makna dan dikelompokkan menurut sifat laporan, cakupan
materi, tanggung jawab serta proses penyusunan laporan sebagai berikut:
Sifat
Laporan
a. Laporan
harus tertulis dan memuat hasil audit sesuai dengan ruang lingkup penugasan.
Disamping itu laporan harus dapat berfungsi sebagai dokumen formal yang
mencerminkan tanggung jawab auditor intern dan auditee atas kegiatan yang
dilakukan
b. Laporan
diuraikan secara singkat dan mudah dipahami. Laporan harus dibuat secara
singkat yang memuat beberapa hal pokok atau yang dianggap penting dan hal-hal
yang perlu untuk dilakukan perbaikan oleh auditee
c. Laporan
harus objektif. Laporan harus objektif berdasarkan fakta serta tidak memihak
kepada kepentingan tertentu
d. Laporan
harus konstruktif. Laporan harus konstruktif dan dapat memberikan saran
perbaikan atau arah bagi auditee untuk dapat melakukan perbaikan
e. Laporan
harus dibuat dan disampaikan tepat waktu atau dalam batas waktu yang masih
relevan dengan materi laporan tersebut. Temuan audit yang di anggap panting
sekali harus dilaporkan segera oleh Ketua Tim Audit kepada Kepala SKAI tanpa
menunggu selesainya audit
f. Laporan
harus dituangkan secara sistimatis yang antara lain memuat objek audit, periode
audit, temuan audit, kesimpulan dan rekomendasi serta tanggapan auditee
Cakupan
Materi Laporan
Materi
atau isi laporan harus cukup lengkap dan jelas agar dapat diperoleh suatu
laporan yang informatif dan efektif. Materi laporan hendaknya mencakup hal-hal
sebagai berikut:
a. Laporan
harus memuat Tujuan, luas dan pendekatan audit. Hal ini dimaksudkan agar
pembaca laporan sejak awal mengetahui tujuan, luas dan pendekatan audit
sehingga dapat memahami dengan baik materi yang dikemukakan dalarn laporan.
Harus tergambar bahwa disamping membandingkan pelaksanaan dengan kriteria yang
mengaturnya, laporaran harus juga menggambarkan aspek risiko dari satuan kerja,
fungsi, kegiatan atau produk tertentu.. Apakah terdapat risiko potensial yang
meningkat, menurun, perlu usaha khusus untuk mitigasi, atau apakah ada risiko
baru yang belum di-identifikasi atau apakah ada risiko yang menjadi kenyataan
(telah menimbulkan kerugian bagi bank) dan sebagainya
b. Laporan
harus mengungkapkan temuan audit yang berdasarkan fakta. Temuan yang
diungkapkan dalam laporan harus memuat secara jelas mengenai fakta, keadaan
yang seharusnya serta dampak dan penyebab terjadinya penyimpangan
c. Laporan
harus memberikan kesimpulan. Auditor intern harus memberikan kesimpulan atas
temuannya baik berupa keberhasilan maupun penyimpangan sesuai dengan lingkup
auditnya. Laporan juga memuat Pernyataan Auditor Intern bahwa audit telah di
lakukan sesuai dengan SPFAIB. Auditor Intern dalarn hal ini perlu menyatakan
bahwa audit telah dilakukan sesuai dengan SPFAIB
d. Laporan
memuat rekomendasi auditor. Apabila dalam audit ditemukan kelemahan, Auditor
intern harus memberikan rekomendasi perbaikan
Tanggung
Jawab Laporan Audit
a. Laporan
harus ditandatangani oleh Auditor Intern dan atau Kepala SKAI. Tanda tangan
auditor dan atau Kepala SKAI dimaksudkan sebagai pencerminan tanggung jawab
atas kebenaran dari isi laporan yang dibuat
b. Laporan
harus didukung kertas kerja yang memadai. Laporan yang memuat temuan audit harus
didukung kertas kerja yang memadai agar dapat dipertanggung jawabkan
c. Diberikan
kesempatan kepada auditee untuk menyampaikan tanggapan. Auditee harus diberikan
kesempatan untuk memberikan tanggapan atau komentar atas temuan audit yang
dapat berupa pernbenaran atau persetujuan, atau keberatan atau penolakan serta
alasannya. Selanjutnya auditee perlu memberikan komitmen untuk melakukan
perbaikan dengan batas waktu tertentu.
Proses
Penyusunan Laporan
Proses
penyusunan laporan perlu dilakukan dengan cermat agar dapat disajikan laporan
yang akurat dan bermanfaat bagi auditee. Proses tersebut mencakup antara lain:
a. Temuan
audit yang akan dituangkan dalam laporan harus dikompilasi dan dianalisis
tingkat signifikansinya.
b. Temuan
audit harus dikonfirmasikan kepada auditee untuk diketahui dan di pahami
c. Temuan
audit yang telah dikompilasi dan dianalisis harus didiskusikan dengan Kepala
SKAI atau pejabat yang ditunjuk. Pada kebanyakan bank diskusi dilakukan pada
saat pelaksanaan supervisi audit oleh Kepala SKAI atau Pejabat yang ditunjuk
oleh Kepala SKAI.
d. Temuan
audit didiskusikan dengan auditee. Diskusi dengan auditee dimaksudkan agar
auditee memberikan komitmen dan bersedia melakukan perbaikan dalam batas waktu
tertentu yang di wajibkan
e. Laporan
harus direview oleh Kepala SKAI atau Pejabat yang ditunjuk (Audit Supervisor).
Konsep laporan yang disusun oleh tim audit di-review oleh Kepala SKAI atau
Pejabat yang ditunjuk agar diperoleh keyakinan bahwa laporan tersebut telah
lengkap dan benar. Hal ini dapat juga dilakukan bersamaan dengan penjelasan
diatas. Lazimnya menjelang selesainya audit pada satuan kerja yang diperiksa,
SKAI mengirimkan ”Audit Supervisor ” yaitu pejabat senior yang sudah
berpengalaman audit untuk mereview hasil kerja Tim Audit, membahas temuan audit
dan sesuai level-nya mendiskusikan temuan audit dengan auditee. Untuk Satuan
Kerja tertentu seperti Divisi, Urusan atau Biro di Kantor Pusat Bank, Kepala
SKAI sekaligus bertindak sebagai Audit Supervisor
Penyampaian
Laporan
a. Laporan
kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris. Laporan Audit Intern harus
disampaikan oleh kepala SKAI kepada Direktur Utama, Dewan Komisaris, melalui
Audit Committee (apabila ada) dengan tembusan kepada Direktur Kepatuhan. Satu
copy laporan juga diberikan kepada auditee untuk dapat diketahui dan di tindak lanjuti.
Dalam pelaksanaan, copy Laporan audit untuk Auditee dapat pula disampaikan
langsung oleh Tim Audit, namun harus disusul dengan surat dari Kepala SKAI
sebagai penegasan dan sekaligus minta perhatian Auditee agar temuan yang dikemukakan
Tim audit mendapat perhatian dan segera melakukan perbaikan dan ditindak lanjuti
b. Laporan
kepada Bank Indonesia. Direktur Utama dan Dewan Komisaris memberikan laporan
pelaksanaan dan pokok-pokok hasil audit intern setiap semester kepada Bank
Indonesia. Selain itu apabila terdapat temuan audit intern yang diperkirakan
dapat mengganggu kelangsungan usaha bank, Direktur Utama dan Dewan Komisaris
harus segera melaporkannya kepada Bank Indonesia
c. Dalam
hal suatu informasi hasil audit bersifat sangat terbatas dan tidak dapat
dicantumkan dalam laporan hasil audit, maka informasi tersebut dilaporkan
secara khusus kepada Direktur Utama dan atau Dewan Komisaris sesuai dengan
tingkat informasi khusus tersebut. Informasi tersebut harus termasuk dalam
pokok-pokok hasil audit yang disampaikan kepada Bank Indonesia setiap semester.
Yang dimaksudkan dengan informasi khusus disini adalah informasi yang bersifat
sensitif dan laporannya hanya ditujukan kepada pihak tertentu.
TINDAK LANJUT HASIL AUDIT
Manfaat
audit akan optimal apabila auditee dan satuan kerja terkait lairmya
menindak-lanjuti temuan audit yang disampaikan oleh SKAI. Sehubungan dengan itu
SKAI harus memantau dan melakukan analisis serta melaporkan perkembangan
pelaksanaan tindak lanjut dan perbaikan yang telah dilakukan auditee. Tindak
lanjut tersebut meliputi:
Pemantauan
atas pelaksanaan tindak lanjut harus dilakukan, agar dapat di ketahui
perkembangannya dan dapat diingatkan kepada auditee dalam hal auditee belum
dapat melaksanakan komitmen perbaikan menjelang atau sampai batas waktu yang
dijanjikan
Dari
hasil pemantuan pelaksanaan tindak lanjut, dilakukan analisis kecukupan atas
realisasi janji perbaikan yang telah dilaksanakan oleh auditee. Selanjutnya
pengecekan kembali tindak lanjut perlu dilakukan apabila terdapat kesulitan
atau hambatan yang menyebabkan tindak lanjut tersebut tidak dapat dilakukan
sebagaimana mestinya
Dalam
hal pelaksanaan tindak lanjut tidak dilaksanakan oleh auditee, maka SKAI
memberikan laporan tertulis kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris untuk
tindakan lebih lanjut. Dalam rangka meningkatkan disiplin para pejabat bank,
terutama Kepala Satuan Kerja sebaiknya pelaksanaan tindak lanjut temuan audit
dimasukkan sebagai salah satu kriteria dalam melakukan evaluasi jabatan atau
penilaian kondite seorang Kepala Satuan Kerja. Kalau hal ini diterapkan maka
SKAI harus mempunyai data yang akurat mengenai masalah tindak lanjut temuan
audit yang dapat disusun berdasarkan laporan pelaksanaan oleh auditee maupun
pengecekan ulang pada pelaksanaan audit berikutnya. Kemudian diatur kriteria
penghitungan skor yang dapat mengurangi penilaian atau bahkan yang memperoleh
nilai plus berdasarkan tindak lanjut penemuan audit yang dilakukan oleh
auditee. Dengan demikian temuan audit diharapkan benar-benar diperhatikan dan
di tindak-lanjuti oleh pejabat yang berkepentingan.
PENUTUP
KESIMPULAN
Adapun
pemaparan materi kami secara sistematik meliputi beberapa materi yakni:
1. Adminstrasi
serta dokumentasi temuan audit, WP serta Bukti Audit.
2. Penyusunan
Laporan Audit.
3. Standar
Pelaporan, dan
4. Tindak
Lanjut Hasil Audit.
SARAN
Dari
pemaparan materi kami diharapkan pembaca khususnya mahasiswa kelas E/VII dapat
mengambil beberapa pelajaran pada materi “Panduan Audit Internal bank” yang
nantinya sangat berguna untuk kedepan di bidang akuntansi/ekonomi keuangan
Kritik
dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak terutama para pembaca sangat
kami butuhkan untuk menyempurnakan mak
DAFTAR PUSTAKA
Dunil.
Z., Bank Auditing “RISK-BASED AUDIT” Dalam Pemeriksaan Perkreditan Bank Umum. PT
INDEKS Kelompok GRAMEDIA, Indonesia: 2005.