PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG
Manajemen
pemerintahan modern di dasarkan atas prinsip spesialisasi atau pembagian kerja.
Jabatan-jabatan diuraikan dalam tugas-tugas berulang satu persatu dan
dipercayakan kepada individu-individu baik bekerja dalam bagian yang sama
maupun yang bekerja dalam bagian- bagian pemerintahan yang berlainan. Akan
tetapi hanya dengan penerapan spesialisasi saja tidak memungkinkan suatu
organisasi mencapai hasil yang diinginkan.
Oleh
karena jabatan-jabatan di khususkan dan di bagikan diantara unit-unit maka
koordinasi adalah perlu. Koordinasi adalah penting dalam organisasi-organisasi
yang kompleks, karena di situ dapat terbanyak kegiatan yang berlainan dilakukan
oleh banyak orang dalam banyak bagian. Kebutuhan akan koordinasi timbul
sewaktu-waktu apabila satu orang atau kelompok bertanggung jawab atas
kesempurnaan suatu tugas. Apabila terdapat keadaan saling bergantungan diantara
kegiatan-kegiatan maka hasil yang efektif akan dapat tercapai hanya apabila
kegiatan-kegiatan tersebut dikoordinasikan.
B.
RUMUSAN MASALAH
1.Apa
pengertian dan pedoman-pedoman koordinasi?
2.Bagaimana
kebutuhan akan koordinasi?
3.Apa
saja masalah-masalah dalam pencapaian koordinasi yang efektif?
4.Pendekatan
apa saja yang di gunakan untuk mencapai koordinasi yang efektif?
5.Apa
saja tipe-tipe, sifat-sifat,syarat-syarat,dan tujuan koordinasi?
C.
TUJUAN
1.
Untuk mengetahui pengertian dan pedoman koordinasi.
2.
Untuk mengetahui kebutuhan akan koordinasi.
3.
Untuk mengetahui masalah-masalah dalam pencapaian koordinasi yang efektif.
4.Untuk
mengetahui pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif.
5.Untuk
mengetahui tipe-tipe, sifat-sifat, syarat-syarat, dan tujuan suatu koordinasi.
PEMBAHASAN
A.PENGERTIAN
KOORDINASI
Koordinasi
didefinisikan sebagai proses pengintegrasian ( penyatuan ) tujuan dan kegiatan
perusahaan pada satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai
tujuan organisasi secara efisien. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para
karyawan, sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana
yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
Menurut
G.R. Terry koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk
menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk
menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah
ditentukan.
Menurut
E.F.L. Brech, koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan
memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan
menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di
antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2007:85).
Menurut
Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:89) koordinasi adalah suatu proses di mana
pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya
dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama.
B.PEDOMAN
KOORDINASI
1.Koordinasi
harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian
bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap
bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya
kebutuhan dan keinginan berbeda.
2.Koordinasi
harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi
dan memberi.
3.Koordinasi
harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu
terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan
kegiatan sebelumnya.
4.Koordinasi
harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan
informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang
satu dengan tugas yang lain.
C.KEBUTUHAN
AKAN KOORDINASI
Untuk
melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam melakukan koordinasi dilihat dari besar
kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai
rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab
tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus
diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri.
Dengan
koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau
bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk
menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.
Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam
pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Terdapat
3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti
diungkapkan oleh James D. Thompson , yaitu:
1.Saling
ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence) bila satuan-satuan
organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan
kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang
memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2.Saling
ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece) di mana suatu satuan
organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat
bekerja.
3.Saling
ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence) merupakan hubungan
member dan menerima antar satuan organisasi.
D.MASALAH-MASALAH
PENCAPAIAN KOORDINASI YANG EFEKTIF
Paul
R. Lawrence dan Jay W. Lorch telah mengemukakan empat tipe perbedaan dalam
sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam indivudu dan
departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian
bagian-bagian organisasi secara efektif , yaitu :
1.Perbedaan
dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para
anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka
sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2.Perbedaan
dalam oriantasi waktu
Manajer
akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau
dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat
dengan masalah-masalah jangka panjang.
3.Perbedaan
dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan
produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar
prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih
santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu
dengan yang lain.
4.Perbedaan
dalam formalitas struktur.
Setiap
tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan
standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan
untuk balas jasa bagi karyawan.
Sebab-sebab
timbulnya masalah koordinasi :
1.Kondisi
organisasi dan koordinasi
a.Subsistem-subsistem
silang bagian
b.Perbedaan
jadwal waktu
c.Jarak
geografis
2.Faktor
manusia dan koordinasi
a.Persaingan
mengenai sumber daya
b.
Perbedaan dalam status dan arus pelerjaan
c.Tujuan-tujuan
yang bertentangan
d.Penglihatan,
sikap, dan nilai yang berlainan
e.Wewenang
dan penunjukan pekerjaan meragukan
f.Usaha
menguasai atau mempengaruhi
E.PENDEKATAN-PENDEKATAN
UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG EFEKTIF
Komunikasi
adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung
pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar
ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada
dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan
untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:
1.Teknik-Teknik
Manajemen Dasar
Untuk
mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik
manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum
kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif
tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme
teknik manajemen dasar :
a.Hirarki
manajerial.
Rantai
perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab
dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan
secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
b.Aturan
dan prosedur.
Adalah
keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian
rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan
pengawasan rutin.
c.Rencana
dan penetapan tujuan.
Pengembangannya
dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi
terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur
tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
2.Meningakatkan
koordinasi potensial
Meningkatkan
koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi
menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui
dua cara, yaitu :
a.Sistem
informasi vertikal.
Adalah
peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi.
Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem
informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti
pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk
meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan
pengawasan.
b.Hubungan-hubungan
lateral (harizontal)
Melalui
pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi
dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang
dibutuhkan ada.
3.Metoda
Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dalam
beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian
tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya
untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan
organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
a.Penciptaan
sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber
daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja.
Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan
masalah-masalah yang timbul berkurang.
b.Penciptaan
tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri .
Teknik
ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan
organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung
jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
F.TIPE-TIPE
KOORDINASI
Menurut
Hasibuan (2007:86-87) terdapat 2 (dua) tipe koordinasi, yaitu:
1.Koordinasi
vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh
atasan terhadap kegiatan unit-unti, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah
wewenang dan tanggungjawabnya.
2.Koordinasi
horizontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan
penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan penyatuan,
pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi
(aparat) yang setingkat.
G.SIFAT-SIFAT
KOORDINASI
Menurut
Hasibuan (2007:87) terdapat 3 (tiga) sifat koordinasi, yaitu:
1.Koordinasi
adalah dinamis bukan statis.
2.Koordinasi
menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer)
dalam
rangka mencapai sasaran.
3.Koordinasi
hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.
H.SYARAT-SYARAT
KOORDINASI
Menurut
Hasibuan (2007:88) terdapat 4 (empat) syarat koordinasi, yaitu:
1.Sense
of cooperation (perasaan untuk bekerjasama), ini harus dilihat dari sudut
bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.
2.Rivalry,
dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara
bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.
3.Team
spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai.
4.Esprit
de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan
menambah kegiatan yang bersemangat.
I.TUJUAN
KOORDINASI
1.Untuk
mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran ke arah tercapainya
sasaran perusahaan.
2.Untuk
menjuruskan keterampilan spesialis ke arah sasaran perusahaan.
3.Untuk
menghindari kekosongan dan tumpang tindih pekerjaan.
4.Untuk
menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran .
5.Untuk
mengintegrasikan tindakan ke arah sasaran organisasi atau perusahaan.
6.Untuk
menghindari tindakan overlapping dari sasaran perusahaan.
KESIMPULAN
Koordinasi
sangatlah dibutuhkan dalam setiap organisasai ataupun kelompok apapun, demi
tercapainya segala tujuan yang hendak dicapai. Komunikasi merupakan suatu kunci
utama dalam tercapainya suatu koordinasi yang efektif. Pada dasarnya koordinasi
merupakan suatu pemrosesan informasi. Di sini peranan menejer sangat dibutuhkan
dalam melaksanakan tugasnya dalam bidang pengontrolan, pengawasan dan evaluasi.
Kedekatan
hubungan dan kelancaran informasi antara menejer dengan bawahan pun juga sangat
perlu diperhatikan agar dalam pelakasanaan tugas tidak terdapat kesalahan
informasi (miss comunications) ataupun tekanan dalam bekerja. Sehingga dengan
koordinasi yang baik dapat mempermudah suatu organisasi menjadi lebih maju
karena tercapainya tujuan dari organisasi tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
http://fathur94.blogspot.com/2013/06/tipe-tipe-koordinasi.html
https://isnatunnisa.wordpress.com/2012/11/02/04-a-pengertian-koordinasi/
https://nti0402.wordpress.com/2010/01/01/koordinasi-yang-efektif-dalam-organisasi/
http://dif15.blogspot.com/2013/01/pendekatab-pendekatan-untuk-mencapai.html
https://ruslanramadhan.wordpress.com/2012/03/21/koordinasi/
Hasibuan
, Malayu S.P. 2009. Manajemen dasar, pengertian, dan masalah. Jakarta: PT. Bumi
Aksara.
Handoko,
T. Hani.2009. Manajemen. Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA.