MAKALAH
Manajemen Sumber Daya Manusia
Audit
Kepegawaian
( Sahirul Alim, M.A. )
Kelompok
XI : - L. Ahmad Syarif Adnan.
- Hamzanwadi Novit
- Abharuddin
- Abdul Mu’iz
Jurusan Ekonomi Syariah
Fakultas Syariah dan Ekonomi
Islam
Institut Agama
Islam Negeri (IAIN) Mataram
2016
Kata Pengantar
Puji syukur atas kehadirat Allah
s.w.t. yang telah memberikan rahmat dan kasih sayangnya sehingga makalah “Audit
Kepegawaian” dapat di selesaikan tepat pada waktunya. Shalawat dan salam tidak
lupa kami haturkan kepada Nabi Muhammad s.a.w. yang telah membimbing kita
menuju Islam yang sempurna.
Kami atas nama penyusun makalah
mengucapkan banyak terima kasih kepada Bapak Dosen yang telah membimbing dan
membina kami dalam proses perkuliahan di kampus. Dan kami meminta maaf apabila
ada kesalahan dan kekurangan dalam hal materi ataupun tulisan, kritik dan saran
dari semua pihak sangat kami butuhkan untuk menyempurnakan makalah kami ini.
Penyusun
Kelompok XI
Daftar Isi
Cover............................................................................................................................................
Kata Pengantar.............................................................................................................................
Daftar
Isi.......................................................................................................................................
BAB I
Pendahuluan......................................................................................................................
A. Pendahuluan………………………………………………………………………...
B. Rumusan
Masalah…………………………………………………………………..
BAB II Pembahasan.....................................................................................................................
A.
Pengertian
Audit Kepegawaian……………………………………………………..
B.
Manfaat
Audit Kepegawaian………………………………………………………..
C.
Tujuan
Audit Kepegawaian…………………………………………………………
D.
Pendekatan
Penelitian Audit Kepegawaian ………………………………………...
E.
Instrumen
Audit Kepegawaian ……………………………………………………..
F.
Laporan
Audit Kepegawaian ………………………………………………… ……
BAB III
Penutup...........................................................................................................................
A. Kesimpulan…………………………………………………….................................
Daftar
Pustaka..............................................................................................................................
BAB
I
Pendahuluan
- Latar Belakang
Audit
kepegawaian tidak kalah penting dibandingkan dengan berbagai jenis audit
lainnya dalam organisasi. Audit juga dapat memberikan sumbangan penting dalam
pemeliharaan hubungan yang serasi antara bagian kepegawaian dengan manajer
teknikal dan fungsional.
Pentinganya
melakukan audit kepegawaian dapat disorot dari paling sedikit yakni tiga sudut
pandang, Pertama; Untuk kepentingan
pemenuhan berbagai ketentuan perundang-undangan yang berlaku, Kedua; Salah satu komponen biaya yang
harus dipikul oleh setiap organisasi adalah imbalan yang diberikan kepada
pekerja, Ketiga; Kegiatan bagian
kepegawaian pasti berpengaruh terhadap seluruh aspek pekerjaan para pegawai
Berbagai
langkah yang harus diambil, artinya tidak hanya mencakup bidang karier, akan
tetapi juga kesehatan, keadaan keuangan, minat pribadi para karyawan, termasuk
kesejahteraan fisik dan mental mereka apabila mereka dipensiunkan.
- Rumusan Masalah
1. Apa
yang dimaksud dengan Audit Kepegawaian ?
2. Apa
saja manfaat dan tujuan dari Audit Kepegawaian ?
3. Bagaimana
bentuk pendekatan penelitian dari Audit Kepegawaian ?
4. Apa
saja Instrumen-instrumen dari Audit Kepegawaian ?
5. Bagaimanakah
bentuk dari Laporan Audit Kepegawaian ?
- Tujuan
1. Untuk
mengetahui maksud dari Audit Kepegawaian.
2. Untuk
mengetahui manfaat dan tujuan dari Audit Kepegawaian.
3. Untuk
mengetahui bentuk pendekatan penelitian dari Audit Kepegawaian.
4. Untuk
mengetahui Instrumen yang ada di pada Audit Kepegawaian.
5. Untuk
mengetahui bentuk dari Audit Kepegawaian.
BAB
II
Pembahasan
- Pengertian Audit Kepegawaian.
Manajemen
Audit yaitu merupakan suatu evolusi yang bersifat mandiri, bebas, selektif,
analisis, obyektif, sistimatis, oleh karena itu manajemen audit di perlukan
oleh audit pegawai sebagai pengelolaan sumber daya manusia baik yang menyangkut
kualitas keterampilan maupun jumlah personalia yang memadai baik menyangkut
administrasi kepegawaian, pendidikan dan lain-lain. Jadi audit pegawai adalah
pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan SDM dalam suatu perusahaan
dengan menitik beratkan pada peningkatan/perbaikan kegiatan[1].
Semua
kegiatan yang terjadi terutama yang menyangkut SDM semuanya perlu di audit.
Untuk mengetahui seberapa baik kebutuhan karyawan. Tim Audit harus mengumpulkan
informasi dari karyawan mengenai gaji, tunjangan, bantuan perencanaan karir dan
umpan balik yang diterima karyawan mengenai kinerja mereka.
Audit
pegawai (SDM) dapat dilaksanakan dalam beberapa situasi yakni sebagai berikut :
1. Ketika
dirasa perlu oleh manejemen puncak.
2. Ketika
suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan.
3. Ketika
seorang manajer baru yang bertanggung jawab atas departemen SDM.
4. Ketika
perusahaan mengalami penurunan bisnis, ancaman sedikit pekerja, dan peraturan
karyawan yang tinggi sekali.
5. Ketika
menguatkan SDM dalam praktik dan sistem SDM perusahaan.
Audit
ini dilaksanakan secara interen oleh Departemen Audit yang ada dalam
perusahaan. Audit ini dilaksanakan sebagai fungsi penilaian yang bebas di
bentuk di dalam suatu organisasi perusahaan terutama dengan SDM. Tujuan dari
Audit ini adalah untuk membantu setiap SDM dalam melaksanakan tanggung jawab
mereka secara efektif.
Pelaksanaan
audit juga harus mencakup perencanaan audit. Pengujian evaluasi terhadap
informasi, penyampaian hasil-hasil audit dan penindaklanjutan hasil audit.
Sumber
data audit kepegawaian untuk keperluan audit dapat di diperoleh antara lain
yaitu :
1. Pemeriksaan
fisik.
2. Konfirmasi.
3. Dokumentasi.
4. Observasi.
5. Pertanyaan
pada klien.
- Manfaat Audit Kepegawaian.
Agar
audit kepegawaian mencapai sasarannya, perlu dipahami berbagai manfaat yang ada
seperti[2] :
1. Identifikasi
yang tepat tentang sumbangan yang dapat dan harus diberikan oleh bagian
kepegawaian kepada organisasi dalam usaha mencapai tujuan dan berbagai
sasarannya
2. Menumbuhkan
citra professional dari bagian kepegawaian, bukan hanya karena mampu merumuskan
kebijaksanaan yang tepat, tetapi juga karena peranannya menjembatani
kepentingan para pekerja dengan kepentingan organisasi sebagai keseluruhan
3. Mendorong
para pejabat dan petugas pengelola sumberdaya manusia untuk meningkatkan
pengetahuan dan keterampilannya.
4. Kejelasan
tugas, wewenang dan tanggungjawab bagian kepegawaian agar tidak terjadi tumpang
tindih atau duplikasi dengan tugas, wewenang dan tanggungjawab para manajer
fungsional dan operasional, yang dalam banyak organisasi sering menjadi salah
satu sumber ketidakserasian hubungan kerja.
5. Mendorong
keseragaman penerapan berbagai kebijaksanaan yang telah ditetapkan.
6. Meningkatkan
kemampuan bagian kepegawaian bersikap proaktif
dalam arti mampu mengantisipasi kemungkinan timbulnya permasalahan dan
mengambil langkah-langkah yang
diperlukan sedemikian rupa sebelum permasalahan itu berubah menjadi krisis.
7. Menjamin
ketaatan organisasi beserta seluruh komponennya kepada berbagai peraturan
perundang-undangan yang diterbitkan oleh instansi pemerintah yang berwenang
serta ketentuan-ketentuan yang berlaku khusus bagi organisasi yang
bersangkutan,
8. Turut
serta memikirkan dan berperan dalam meningkatkan efisiensi, efektifitas dan
produktifitas kerja seluruh pekerja.
9. Menciptakan
iklim kerja sedemikian rupa sehingga para anggota organisasi, termasuk yang
berkarya dibagian kepegawaian, siap secara teknikal dan mental menerima
perubahan yang akan terjadi.
10. Menjamin
bahwa sistem informasi kepegawaian selalu mutakhir, akurat, dapat dipercayai
dan mudah digunakan untuk berbagai kepentingan seperti untuk rekrumen,
perencanaan karir, pembinaan pegawai dan pengembangan sumberdaya manusia.
- Tujuan Audit Kepegawaian.
Tujuan
Audit kepegawaian adalah untuk mengevaluasi kegiatan SDM dengan maksud untuk :
1. Menilai
efektivitas SDM.
2. Mengenai
aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki.
3. Mempelajari
aspek-aspek tersebut secara mendalam.
4. Menunjukkan
kemungkinan perbaikan dan membuat rekomendasi utuk pelaksanaan perbaikan
tersebut.
- Pendekatan Penelitian Audit Kepegawaian.
Ada
beberapa pendekatan yang biasa digunakan oleh sebuah organisasi/ perusahaan
dalam melakukan penelitian yaitu[3] :
1. Riset
Terapan (Applied Research)
Riset
ini dterapkan untuk mengevaluasi aktivitas-aktivitas SDM.
2. Pendekatan
Komperatif (Compratif Approach)
Pendekatan
ini menggunakan perusahaan lain sebagai model, setelah itu membandingkan hasil
atau prosedur mereka dengan perusahaan lain tersebut. Pendekatan komperatif
kerap digunakan untuk membandingkan masalah ketidakhadiran, perputaran
karyawan, dan data gaji.
3. Pendekatan
Otoritas Pihak Luar (Outside Authority Approach)
Seorang
auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standarnya ditentukan oleh
konsultan dari temuan penelitian yang sudah dipbulikasikan kemudian dijadikan
standar atas kegiatan dan selanjutnya dievaluasi
4. Pendekatan
Statistik (Statical Approach)
Pendekatan
ini untuk mengukur statistikal kinerja berdasarkan sistim informasi perusahaan
yang ada. Contoh catatan yang mengungkap tingkat ketidak hadiran dan perbuatan
karyawan
5. Pendekatan
Kepatuhan (Complieance Approach)
Metode
ini meninjau praktik-praktik di masa lalu untuk menentukan apakah
tindakan-tindakan tersebut telah sesuai terjadi penyimpangan-penyimpangan hukum
6. Pendekatan
Manajemen Berdasarkan Sasaran (Manajemen By Object)
Pendekatan
ini adalah untuk meminta staf SDM dan manajer menetapkan tujuan sesuai dengan
tanggung jawab mereka.
- Instrumen-instrumen Audit Kepegawaian.
Dalam
pengumpulan informasi tentang aktivitas pegawai, ada beberapa instrumen yang
dapat digunakan, yaitu[4] :
1. Wawancara (Interview)
Teknik
ini merupakan salah satu teknik yang peling popular dalam mengumpulkan
informasi dalam rangka menyelenggarakan audit kepegawaian.
Wawancara
yang diselenggarakan dengan para manajer operasional dimaksudkan untuk
memperoleh tanggapan, pandangan dan saran mereka tentang berbagai aspek
pengelolaan sumberdaya manusia. Jika ternyata pendapat para manajer tersebut
benar tetapi berbeda dengan pandangan para pengelola sumberdaya manusia, maka
hal tersebut harus dipertimbangkan dan apabila perlu dilakukan perubahan
seperlunya.
2. Informasi
Eksternal
Merupakan
tindakan yang bijaksana apabila tim peneliti tidak membatasi diri dapa
pengumpulan informasi yang hanya dari alam organisasi saja. Informasi dari luar
pun sangat penting dikumpulkan dan digunakan sebagai bahan perbandingan.
Sumber-sumber utama informasi eksternal yang dapat digali ialah instansi
pemerintah, kamar dagang, dan industry dari berbagai asosiasi.
3. Kuesioner/Survei
Kuesioner
merupakan salah satu metode yang diarahkan pada penggalian informasi tentang
sikap para obyek penelitian. Salah satu manfaat penggunaan teknik ini ialah
para responden tidak diharuskan mengungkapkan idntitasnya, jawaban yang
diperoleh pada umumnya bersifat obyektif dan dinyatakan secara terus terang,
manfaat lainnya yakni jumlah responden yang capai relative besar.
Adapun
kelemahan dari metode ini ialah kemungkinan jawaban yang tidak rasional dan
interpretasi responden yang tidak tepat tentang makna pernyataan yang terdapat
dalam kuesioner.
4. Arsip
Kepegawaian
Perlunya
arsip kepegawaian disebabkan karena tidak semua informasi yang didapat digali
dari metode-metode yang lain. Apabila arsip kepegawaian tersebut dikelola dengan
baik, maka berbagi informasi yang dapat digali dari dalamnya seperti informasi keselamatan
kerja, kondisi kesehatan karyawan, jenis dan bentuk karyawan, intentitas
keluhan, penggajian, tingkat kemangkiran, tingkat perpindahan, hasil berbagai
tes yang pernah diselenggarakan, mutasi kepegawaian, hasil pendidian dan
pelatihan serta hubungan industrial, mungkin juga berbagai aspek kepegawaian
lainnya yang terdapat dalam arsip kepegawaian[5].
- Laporan Audit Kepegawaian.
Laporan
Audit adalah diskripsi komprehensif yang berisi hasil olahan temuan dan
kegiatan audit kepegawaian yang meliputi penghargaan terhadap praktik-praktik
efektif maupun yang tidak efektif, laporan audit kepegawaian kerap terjadi dari
beberapa bagian yang ditunjukkan kepada :
1. Laporan
untuk menajer-manajer lini.
2. Laporan
untuk manajer kepegawaian.
3. Laporan
untuk manajer sumber daya.
Laporan
Audit pada umumnya berisikan beberapa hal yang harus ada, seperti berikut :
1. Judul
2. Daftar
isi
3. Ringkasan
dan simpulan berguna untuk pemimpin eksekutif puncak.
4. Masalah-masalah
pokok (Tujuan Audit, Analisis, Evaluasi dan sebagainya)
5. Kesimpulan
dan saran
6. Tubuh
(berisi data fakta, pandangan alasan yang merupakan dasar kesimpulan dan
saran).
7. Sumber
data.
8. Lampiran
yang dianggap penting.
Ada
beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan laporan audit yakni
sebagai berikut[6]:
1. Tersusun
secara sistematik sehingga mudah dipahami.
2. Bahasa
yang digunakan haruslah sedemikian rupa dan istilah yang digunakan pun haruslah
istilah-istilah yang tidak asing bagi yang menerima laporan tersebut sehingga
tidak menimbulkan interpretasi yang tidak tepat.
3. Informasi
harus memenuhi persyaratan kemutakhiran, kelengkapan dan dapat dipercaya.
4. Laporan
yag tersusun harus bersifat faktual.
5. Laporan
harus dapat digunakan untuk berbagai kepentingan manajemen SDM dimasa yang akan
datang.
BAB
III
Penutup
- Kesimpulan.
Audit
kepegawaian adalah suatu penilaian dalam kegiatan pemeriksaan kualitas secara
menyeluruh tentang kegaiatan-kegiatan pegawai dalam suatu perusahaan dengan
menitik beratkan kepada perbaikan suatu kegiatan, dan mengevaluasi
masalah-masalah yang terjadi dalam perusahaan.
Tujuan
dari Audit ini adalah untuk membantu setiap pegawai dalam melaksanakan tanggung
jawab mereka secara efektif.
Melalui
audit kita dapat menemukan permasalahan dan memastikan apakah pegawai mematuhi
peraturan UU dan apakah sesuai dengan strategi perusahaan yang sudah di
rencanakan.
Sumber-sumber
data audit juga dapat diperoleh dari pemeriksaan fisik, konfirmasi dokumentasi,
observasi, dan pertanyaan kepada klien. Laporan audit itu berisikan penemuan
dari hasil kegiatan Audit Kepegawaian.
Daftar
Pustaka
Siagian,
Sondang P. Manajemen Sumber Daya Manusia,
Ed. 1, Cet. 23, Jakarta: Bumi Aksara, 2015.
Bessler,
Garly, Manajemen Sumberdaya Manusia,
Jakarta: PT. Indeks Kelompok Gramedia, 2005.
Muijono,
Teguh Pudjo, Aplikasi Manajement Audit,
Yogyakarta: BPFE, 1999.
Rivai,
Veithzal, Manajemen SDM Untuk Perusahaan,
Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2004
[1] Bessler, Garly, Manajemen Sumberdaya Manusia, Jakarta: PT. Indeks
Kelompok Gramedia, 2005.
[2] Siagian, Sondang P. Manajemen Sumber Daya Manusia, Ed. 1, Cet. 23,
Jakarta: Bumi Aksara, 2015. Hal. 355
[3] Rivai, Veithzal, Manajemen SDM Untuk Perusahaan, Jakarta: PT. Raja
Grafindo Persada, 2004
[4] Siagian, Sondang P. Manajemen Sumber Daya Manusia, Ed. 1, Cet. 23,
Jakarta: Bumi Aksara, 2015. Hal 363.
[5] Siagian, Sondang P. Manajemen Sumber Daya Manusia, Ed. 1, Cet. 23,
Jakarta: Bumi Aksara, 2015. Hal 367.
[6] Siagian, Sondang P. Manajemen Sumber Daya Manusia, Ed. 1, Cet. 23,
Jakarta: Bumi Aksara, 2015. Hal 368.
